XÂY DỰNG KPI CHO NHÂN VIÊN KINH DOANH SAO CHO CHUẨN

Xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh như thế nào mới chuẩn? Một bộ KPI chuẩn không chỉ cung cấp thước đo hiệu suất chính xác cho cấp quản lý mà còn giúp nhân viên thực hiện công việc nhanh chóng và hiệu quả. Tuy được sử dụng nhiều, nhưng không ít doanh nghiệp đã và vẫn đang gặp khó khăn trong việc xây dựng KPI cho nhân viên sales.

Xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh là gì? 

Sau khi hiểu rõ khái niệm chung đánh giá KPI là gì, người quản lý sẽ rất dễ dàng định nghĩa KPI cho từng vị trí công việc. KPI cho nhân viên kinh doanh là các tiêu chí đánh giá hiệu suất và chất lượng làm việc của nhân viên kinh doanh trong tương quan với mục tiêu của phòng kinh doanh và chiến lược công ty. Nó giúp nhân viên kinh doanh nắm được mục tiêu công việc của mình. Từ đó chủ động sắp xếp công việc cá nhân sao cho đạt được mục tiêu đề ra. Đây cũng là căn cứ để người quản lý đánh giá năng lực của nhân sự, từ đó điều chỉnh mức lương thưởng - phạt phù hợp và minh bạch đối với từng nhân sự. 

Xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh là công việc không thể thiếu của doanh nghiệp. Đây là quá trình người xây dựng KPI lên ý tưởng, tìm hiểu và quyết định đưa ra những mục tiêu phù hợp cho từng vị trí cụ thể của các nhân sự trong phòng kinh doanh. Điều quan trọng là những mục tiêu này phải dựa trên nguồn lực thực tế mà phòng kinh doanh đang có, đồng thời những mục tiêu công việc của nhân sự phải gắn liền với mục tiêu chiến lược của phòng ban. Ngoài việc đưa ra những mục tiêu cụ thể để làm cơ sở đánh giá hiệu quả công việc, xây KPI nhân viên kinh doanh còn bao gồm cả những điều khoản, đề xuất lương thưởng đi kèm để tạo động lực cho nhân sự. 

“Xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh là quá trình tìm hiểu và quyết định đưa ra những mục tiêu phù hợp cho từng vị trí cụ thể của các nhân sự trong phòng kinh doanh.”

Cách xây KPI cho nhân viên kinh doanh cực chuẩn

Chuẩn từ người xây dựng

Muốn xây dựng KPI cho nhân viên sales chuẩn xác, thì việc đầu tiên là phải lựa chọn người xây dựng KPI chuẩn xác. Thông thường, người xây dựng KPI này sẽ là trưởng phòng Kinh doanh. Đây là người nắm được tình hình thực tế của nhân sự trong phòng ban, đồng thời cũng có những kiến thức chuyên môn để đưa ra những tiêu chí phù hợp. Vấn đề nảy sinh khi có một số trường hợp trưởng phòng kinh doanh đưa những chỉ tiêu quá dễ dàng cho nhân viên kinh doanh vì lợi ích cá nhân hoặc lợi ích phòng ban khiến doanh nghiệp không thực hiện được mục tiêu chiến lược. 

Một số ít doanh nghiệp lựa chọn để chuyên gia hoặc trường phòng Hành chính Nhân sự xây KPI cho nhân viên kinh doanh. Trong trường hợp này, những chỉ tiêu có thể mang tính khách quan và phục vụ cho mục tiêu chiến lược nhưng lại thiếu tính thực tế khiến nhân viên kinh doanh áp lực, quá tải và tệ hơn là có thể xin nghỉ việc vì cảm thấy bị “bóc lột” và không được thấu hiểu. 

Chính vì vậy, có những doanh nghiệp đã lựa chọn phương pháp kết hợp: trưởng phòng kinh doanh sẽ ngồi lại cùng trưởng phòng hành chính nhân sự và các chuyên gia để thảo luận và đưa ra những mục tiêu công việc cho từng vị trí cụ thể sao cho KPI vừa hợp lý, thực tế mà vẫn khách quan và phục vụ cho mục tiêu chiến lược. 

“Lựa chọn đúng người xây dựng KPI là bước đầu tiên để xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh chuẩn.”

Chuẩn trong các chỉ tiêu 

Hiện nay, chỉ cần gõ từ khóa “xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh” trên các trang tìm kiếm, chúng ta sẽ nhận lại rất nhiều bộ KPI mẫu cho nhân viên kinh doanh. Tuy hình thức khác nhau nhưng mục tiêu chung của các KPI này đều hướng đến là doanh số bán hàng, duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới. Trong đó, có một số chỉ số quan trọng cần lưu tâm khi xây dựng KPI cho sales như: doanh thu và mức tăng trưởng hàng tháng, KPI về số đơn hàng và tỉ lệ chốt đơn hàng, tỷ suất lợi nhuận trung bình (dành cho doanh nghiệp có nhiều sản phẩm, dịch vụ), KPI về tệp khách hàng tiềm năng, tỷ lệ giữ chân khách hàng và độ hài lòng của khách hàng. 

Khi tìm hiểu dựa trên những bộ KPI mẫu, người làm KPI dễ có xu hướng phụ thuộc hoàn toàn vào những KPI đang có sẵn để áp dụng cho nhân viên mà quên đi mục tiêu chiến lược của phòng ban và thực trạng kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp mình. Những bộ KPI mẫu không xấu, đó là một kênh tham khảo dành cho những người xây dựng KPI. Nhưng mỗi doanh nghiệp, mỗi phòng ban và mỗi nhân viên đều có những đặc điểm riêng biệt mà chính người xây dựng KPI phải nắm rõ để lựa chọn và điều chỉnh cho phù hợp. Đánh giá một bộ KPI “chuẩn” không phải là vì nó có những chỉ tiêu nào mà là vì nó phù hợp với thực tế của nhân viên ra sao. 

Số lượng các chỉ tiêu quá nhiều sẽ khiến nhân viên quá tải. KPI không đủ thách thức sẽ khiến nhân viên dậm chân tại chỗ. Làm sao để KPI không nằm trong tầm tay nhưng vẫn ở trong tầm với của nhân sự chính là bài toán của người xây dựng KPI. Khi đã có được KPI chuẩn, sát với thực tế, phù hợp với từng vị trí nhân sự và đáp ứng được mục tiêu phòng Kinh doanh thì bạn đã bước thêm một bước trong tiến trình xây dựng KPI chuẩn cho nhân viên kinh doanh rồi đấy! 

“Xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh chuẩn không nằm ở chỗ nó có những chỉ tiêu nào mà nó phù hợp với thực tế của nhân viên ra sao.”

Chuẩn trong quá trình truyền tải 

Khi đã có trong tay KPI chi tiết cho nhân viên kinh doanh, trưởng phòng thường vội vã giao lại cho nhân sự và yêu cầu nhân sự thực thi mà bỏ qua giai đoạn trao đổi và truyền đạt mục tiêu, ý nghĩa của KPI. Giai đoạn này tưởng chừng như không thiết yếu nhưng thực tế lại mang ý nghĩa gắn kết quan trọng. Khi được trưởng phòng giải thích rõ ràng, nhân sự sẽ hiểu đúng ý nghĩa của những chỉ tiêu được giao cho mình. Họ cũng nhận ra được mối liên hệ giữa công việc của mình với phòng ban và doanh nghiệp từ đó ý thức được mình là một mảnh ghép quan trọng trong sự thành bại của chiến lược kinh doanh. 

Trưởng phòng giao KPI cho nhân sự mà thiếu tính đối thoại sẽ trở thành áp đặt, độc đoán. Nhân viên thắc mắc không dám hỏi hoặc hỏi nhưng không được trả lời lâu ngày sẽ sinh bất mãn. Truyền đạt KPI chuẩn là những cuộc đối thoại hiệu quả giữa quản lý và nhân viên. Nghĩa là nó phải mang tính hai chiều và trên nền tảng tôn trọng, lắng nghe để cùng giải quyết vấn đề. Khi được ngồi lại và trao đổi trực tiếp về những chỉ tiêu dành cho vị trí làm việc của mình, nhân sự sẽ có cơ hội đặt câu hỏi và làm rõ những thắc mắc để quá trình thực thi KPI được thuận lợi. 

Hiểu đúng mới có thể thực thi đúng. Đó là lý do quản lý phải chuẩn trong quá trình truyền tải thì KPI mới có thể chuẩn. 

“Truyền đạt KPI chuẩn là những cuộc đối thoại hiệu quả giữa quản lý và nhân viên.”

Chuẩn chỉnh nhưng không cứng nhắc 

Rất nhiều người trong chúng ta hiểu từ chuẩn như một khuôn mẫu cố định, bất di bất dịch để rồi khi xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh chuẩn cũng bắt nhân viên phải thực thi chính xác, không được sai một li. Chuẩn có nghĩa là đúng. Và sự đúng đắn của bộ KPI cho nhân viên kinh doanh phụ thuộc vào sự phù hợp, tính thực tế và khách quan. 

Khi chiến lược kinh doanh thay đổi, cần thâm nhập vào thị trường mới với phân khúc khách hàng mới thì những chỉ số ban đầu về tệp khách hàng tiềm năng sẽ phải điều chỉnh lại theo tình hình thực tế. Hay một nhân viên kinh doanh mới vào làm, còn ít kinh nghiệm không thể yêu cầu họ thực hiện các chỉ tiêu giống như những nhân viên kinh doanh đã làm việc lâu năm. Người lên KPI cho nhân viên kinh doanh mới cần quan sát, trao đổi để đưa ra KPI phù hợp với năng lực thực tế của họ, đồng thời từng bước điều chỉnh KPI để hỗ trợ họ phát triển khả năng. 

Chính vì vậy, cần xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh chuẩn chỉnh nhưng không cứng nhắc. Đặc điểm của phòng kinh doanh là sự biến động của thị trường. Nếu không linh hoạt, áp lực sẽ đè nặng lên vai nhân viên kinh doanh mà mục tiêu chiến lược của phòng ban lẫn công ty đều không được hoàn thành. Đừng quên xây dựng KPI cho phòng kinh doanh bên cạnh từng cá nhân. Đây cũng là cách để từng cá nhân trong phòng ban cùng phấn đấu đạt đến kết quả tốt nhất cho công ty.

“Xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh chuẩn không có nghĩa là làm theo khuôn mẫu cố định.” 

Ai cũng muốn xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh chuẩn để việc triển khai được thành công và có thể đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên. Đây giống như một bài toán, mà để có đáp án chính xác, buộc các bước thực hiện cũng phải chính xác. Và như TOPPION đã chia sẻ ở trên, KPI chuẩn không phải là những KPI khuôn mẫu, mà đó là KPI dành riêng cho nhân viên kinh doanh của bạn.