TỐI ƯU HÓA QUY TRÌNH
Trong môi trường xã hội ngày càng phát triển hiện nay, một doanh nghiệp muốn hoạt động tốt đều cần phải có một quy trình các luồng xử lý công việc rõ ràng nhằm đảm bảo được sự vận hành tốt và nhanh chóng của toàn bộ hệ thống doanh nghiệp.
Quy trình quản lý doanh nghiệp quá chặt hoặc quá lỏng dễ tạo nên nhiều mặt hạn chế, đặc biệt là gây nên nhiều bất tiện nếu quy trình làm việc giữa các khâu với nhau không rõ ràng, điều này vô tình tạo nên sự tốn kém thời gian của nhân viên cũng như ảnh hưởng đến chi phí và hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.
Vì vậy việc tối ưu hóa quy trình theo thời đại mới sẽ giúp doanh nghiệp đứng vững trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa như hiện nay, điều này giúp doanh nghiệp đem lại được nhiều lợi ích, từ tiết kiệm chi phí nhân công cũng như giảm thiểu thời gian làm việc – sản xuất, nâng cao chất lượng, sản lượng sản phẩm ra khi tung ra thị trường.
Vậy tối ưu hóa quy trình là gì? Tối ưu hóa quy trình được hiểu là tìm một giải pháp thay thế với hiệu suất chi phí cao nhất hoặc hiệu quả hoạt động cao nhất theo các ràng buộc đã cho, bằng cách tối đa hóa các yếu tố mong muốn và giảm thiểu các yếu tố không mong muốn trong quy trình làm việc tại doanh nghiệp.
Như chúng ta cũng biết hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam đã có những chuyển biến lớn và một vài thành tựu nhất định trong việc hòa nhập với xu hướng kinh tế thế giới cũng như thích nghi với sự thay đổi của thị trường toàn cầu thông qua sự cải tiến, đổi mới sáng tạo trong cách thức vận hành trong công việc để phù hợp với xu thế toàn cầu. Tuy nhiên, việc sử dụng phương thức và cách thức như thế nào để tối ưu hóa quy trình để đem lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp còn tùy vào tình hình nhân sự, chiến lược công ty, khả năng tài tình, trang thiết bị, công nghệ cũng như hoạt động thực tế của doanh nghiệp chứ không phải bê nguyên xi một quy trình làm việc của một doanh nghiệp nào đó có hoạt động tương tự về chuyên ngành, sản phẩm kinh doanh đang hoạt động tốt tại thị trường mà áp dụng triệt để tại doanh nghiệp mình. Như vậy không những mang đến hiệu quả không tốt mà còn ảnh hưởng đến cả quá trình phát triển của doanh nghiệp cũng như phát sinh thêm chi phí do bù đắp vào những tổn thất của việc áp dụng việc tối ưu hóa quy trình không phù hợp này mang lại.
Vì vậy doanh nghiệp cần phải cân nhắc tới tình hiện tại cũng như chuẩn bị đầy đủ các yếu tố cần thiết để giảm thiểu đáng kể thiệt hại cũng như xem xét hiệu quả kinh tế đem lại mà nếu thiếu thì rất khó chứng minh được hành động này là có thành công hay không nếu đã dũng cảm đưa ra quyết định tối ưu hóa quy trình tại doanh nghiệp mình. Trong trường hợp doanh nghiệp đã chuẩn bị sẵn sàng và tự tin thực thiện việc tối ưu này hiệu quả thì doanh nghiệp có thể thực thiện bằng nguồn lực nhân sự nội bộ, ngoài ra trong trường hợp doanh nghiệp chưa tự tin nhưng vẫn muốn thực hiện việc tối ưu này thì doanh nghiệp có thể tham khảo vài đơn vị tư vấn về tối ưu hóa quy trình để tham khảo cách thức thực hiện.