CHI TIẾT 10 BƯỚC XÂY DỰNG BSC/KPIS - PHẦN 4

Cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu. Doanh nghiệp nào ứng dụng thành công công nghệ thông tin trong việc quản trị sẽ là một lợi thế lớn. Công cụ thẻ điểm cân bằng - Balanced Scorecard (BSC) cũng vậy, có thể tự động tổng hợp số liệu, báo cáo định kỳ, nhắc nhở ..... thông qua các phần mềm BSC từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Bên dưới các bước về phân bổ và thực thi được gợi ý cho các Doanh nghiệp có ý định triển khai tự động hóa trong giai đoạn này.

Danh Mục
1. Bước 7: Phân Bổ (Cascading)
2. Bước 8: Action Plan

Bước 7: Phân Bổ (Cascading)

Đây là bước cực kỳ quan trọng để quyết định những mức độ ưu tiên của công ty/ CEO vào phân bổ từng tỷ trọng khu vực muốn triển khai BSC/KPIs. Để thực hiện phân bổ tỷ trọng doanh nghiệp cần thực hiện những nguyên tắc sau đây:

- Phân bổ tỷ trọng cấp công ty: 4 phương diện (tài chính, khách hàng, quy trình, học hỏi và phát triển) tổng là 100%. Tổng tỉ trọng các mục tiêu trong phương diện phải bằng tỷ trọng của phương diện tương ứng. Tổng tỷ trong của các KPIs trong mục tiêu phải bằng tỷ trọng của mục tiêu tương ứng.

- Phân bổ tỷ trọng cấp phòng ban: Tổng tỷ trọng của một phòng ban theo 4 phương diện là 100% (tuỳ vào chức năng nhiệm vụ mà sẽ có phòng ban không đủ 4 phương diện). Phòng ban phụ trách chính ở phương diện nào thì phải đạt ít nhất 50% tỷ trọng. Đối với phòng ban phụ trách 2 phương diện thì phải đạt ít nhất 70%. Trung bình các phòng ban không vượt quá +/- 5 so với phương diện tương ứng.

Mô hình phân bổ từ cấp công ty xuống phòng ban & cá nhân

Kinh nghiệm thực tiễn của các Chuyên Gia (Best Practices) đã chỉ ra rằng: Một trong những nguyên nhân chính khiến Dự án BSC/KPIs triển khai thất bại là do năng lực phân bổ BSC/KPIs từ Lãnh đạo cấp cao xuống cấp thấp hơn không hiệu quả, quá trình truyền thông thiếu thông suốt và đồng bộ từ BSC/KPIs cấp công ty xuống BSC/KPIs phòng ban, bộ phận, cho đến BSC/KPIs cá nhân. Trong quá trình này, các nguyên tắc, phương pháp làm cần phải được đồng bộ chặt chẽ, nếu không có thể dẫn đến việc các BSC/KPIs phòng ban, bộ phận, cá nhân sẽ không liên kết được với BSC/KPIs cấp công ty. Đặc biệt, một trong các yếu tố không kém phần quan trọng đó chính là công cụ lượng hóa, đo lường và đánh giá từ cấp cá nhân đến cấp công ty.

Bước 8: Action Plan

Bước vô cùng quan trọng để xác định kế hoạch, từng bước hoạt động của công ty để đạt được những mục tiêu, chiến lược đề ra.

Ứng dụng phần mềm quản trị chiến lược

- Doanh nghiệp cần một hệ thống theo dõi và đánh giá quá trình thực thi chiến lược, thể hiện một bức tranh tổng thể rõ ràng và trực quan, nhờ vào các thông số được hợp nhất từ nhiều bộ phận (dashboard), nhằm phục vụ cho công tác điều hành và chỉ đạo kịp thời của Ban lãnh đạo.
- Quá trình này không thể triển khai thủ công, mà cần sự tự động hóa dựa trên các phần mềm chuyên biệt. Các phần mềm này sẽ giúp Doanh nghiệp trao đổi thông tin, thu thập dữ liệu, truy xuất các báo cáo, biểu đồ đánh giá kịp thời và chính xác.