XÂY DỰNG KPI NHÂN SỰ CẦN LƯU Ý ĐIỀU GÌ?

KPI vốn là công cụ quản trị hiệu suất và thực thi chiến lược cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế lại cho thấy nhân sự có xu hướng làm “đối phó” để hoàn thành KPI hoặc thậm chí sản sinh cảm xúc sợ hãi đối với KPI, khiến hiệu suất công việc suy giảm. Vậy, khi xây dựng KPI nhân sự, doanh nghiệp cần lưu ý điều gì để tránh tình trạng này?

KPI nhân sự không chỉ là công cụ đánh giá hiệu suất công việc

Không một doanh nghiệp nào có thể tồn tại và phát triển nếu thiếu vắng nguồn nhân lực. Tuy nhiên, một đội ngũ có năng lực mạnh thôi là chưa đủ, doanh nghiệp còn cần có những cơ chế hoặc công cụ để quản lý, giúp đội ngũ phát huy tối đa được năng lực của mình và cống hiến cho sự thịnh vượng của doanh nghiệp. Đó là lý do các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều phải quan tâm và dành sự đầu tư cho lĩnh vực quản trị nhân sự.

KPI là công cụ phổ biến được dùng trong quản trị nhân sự để đo lường và đánh giá hiệu suất công việc. Nó sẽ đưa ra những chỉ tiêu mà doanh nghiệp, các bộ phận, phòng ban hoặc từng nhân sự phải đạt được nhằm đảm bảo mục tiêu, chiến lược của công ty. Do tính chất đặc thù của mỗi phòng ban nên KPI nhân sự cũng sẽ có sự phân biệt tùy vào vị trí, vai trò của nhân sự trong doanh nghiệp. Người đứng ra xây dựng KPI cho nhân sự thường là trưởng phòng hoặc giám đốc bộ phận - là những người có chuyên môn cao, nắm rõ mục tiêu của phòng ban hoặc bộ phận của mình cũng như am hiểu về việc xây dựng KPI nhân sự. Tuy KPI nhân sự xây dựng cho từng vị trí cụ thể, phục vụ chức năng của phòng ban song cũng cần dựa trên mục tiêu chiến lược của công ty, dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp.
 

Ví dụ: Với mục tiêu là tăng doanh thu và doanh thu thực tế hiện tại của doanh nghiệp là 50 tỷ đồng, thì KPI cho phòng Kinh doanh là tăng doanh thu lên 75 tỷ đồng trong 3 tháng. Tuy nhiên, để đạt được KPI phòng ban này thì trưởng phòng Kinh doanh cần xây dựng và phân bố KPI cho từng nhân viên trong phòng ban của mình. Ví dụ với nhân viên kinh doanh thì họ sẽ phải đảm bảo tiếp cận được bao nhiêu khách hàng, ký được bao nhiêu hợp đồng hoặc bán được bao nhiêu sản phẩm để hoàn thành được KPI của phòng ban. Song cũng như KPI phòng ban, KPI nhân sự cũng cần được xây dựng dựa trên năng lực của nhân sự và thực tế của phòng ban. Có như vậy nhân sự mới không bị áp lực và quá tải vì KPI.

Các KPI nhân sự sẽ hỗ trợ các cấp quản lý trong việc giám sát tiến độ và đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân sự, phòng ban để từ đó có những ghi nhận xứng đáng. Bên cạnh đó, KPI còn giúp nhân sự có định hướng trong việc lên kế hoạch làm việc cá nhân và tập trung để hoàn thành công việc của mình. Xây dựng được KPI nhân sự hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được nguồn nhân lực cho công ty, không những không tạo áp lực cho nhân sự mà ngược lại, còn hỗ trợ nhân sự phát huy hết được khả năng của mình. Như vậy, KPI nhân sự không chỉ là công cụ đo lường hiệu suất mà còn là công cụ hiện thực hóa chiến lược phát triển con người trong doanh nghiệp.

Đừng biến KPI nhân sự thành “tấu sớ” 

Sai lầm của hầu hết các doanh nghiệp khi xây dựng KPI là đưa ra quá nhiều chỉ tiêu cho một nhân sự. Nguyên nhân của sai lầm này là vì các doanh nghiệp thường xây dựng KPI dựa trên sự kỳ vọng hơn là nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và khả năng của nhân viên. Điều này xuất phát từ việc người đứng ra xây dựng KPI không đủ chuyên môn, chưa thực sự am hiểu mục tiêu của phòng ban cũng như vị trí của từng nhân sự. Như vậy, chủ thể xây dựng KPI nhân sự là người rất quan trọng để không biến KPI nhân sự trở thành “tấu sớ”, vừa gây áp lực cho nhân viên vừa không phục vụ hiệu quả cho chiến lược của doanh nghiệp.

Mỗi vị trí đều có những đầu mục công việc riêng. Tuy nhiên, không phải thời điểm nào mỗi nhân sự đều cần tập trung phát huy tất cả các đầu mục công việc ấy. Ví dụ, nhân viên phòng Nhân sự không chỉ có công tác tuyển dụng mà còn cần tìm kiếm những khóa học đào tạo để nâng cao chuyên môn hoặc bổ sung kỹ năng cho nhân sự trong doanh nghiệp. Trong giai đoạn đang thiếu nguồn nhân lực thì công tác tuyển dụng phải là những chỉ tiêu được ưu tiên, việc đào tạo có thể tạm thời giảm lại để nhân sự không bị quá tải. Nhưng khi doanh nghiệp chưa có nhu cầu tuyển mới thì việc đào tạo mới là chỉ tiêu được quan tâm đến.

Việc xây dựng KPI với quá nhiều đầu mục chỉ vừa làm phân tán và lãng phí nguồn lực, vừa khiến nhân sự áp lực và làm đối phó để hoàn thành KPI. Đừng biến KPI nhân sự thành cơn ác mộng cho nhân viên bằng cách liệt kê ra thật dài, thật nhiều. Bởi vì không phải cứ đưa ra nhiều chỉ tiêu, cứ gắn chúng với những con số đẹp thì nhân sự sẽ làm việc hiệu quả. Tính hiệu quả luôn đi kèm với thực tế. Hãy dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp và năng lực của đội ngũ để có được bảng KPI hợp lý.

KPI nhân sự không chỉ cần kết quả

Ưu điểm khi sử dụng KPI là doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất của nhân viên hay phòng ban dựa trên kết quả thực tế và kết quả kỳ vọng trên bảng chỉ tiêu. Tuy nhiên, nó sẽ trở thành nhược điểm nếu doanh nghiệp chỉ nhìn vào kết quả mà đánh giá, bỏ qua việc tìm hiểu nguyên nhân thực sự đằng sau kết quả mà chúng ta đạt được, dù kết quả ấy thấp hay cao hơn mức kỳ vọng.

Kết quả không thể phản ánh trọn vẹn năng lực của nhân sự hay vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải. Ví dụ, một trong những chỉ tiêu khi xây dựng KPI cho nhân viên phòng Nhân sự mà các doanh nghiệp quan tâm là tỉ lệ tuyển dụng. Thông thường, phòng Nhân sự đặt chỉ tiêu này càng cao càng tốt. Tuy nhiên, không phải bất cứ ứng viên nào đến cũng đáp ứng được năng lực và phù hợp với văn hóa của công ty. Chúng ta đâu thể tuyển dụng một cách “bừa bãi” chỉ vì hoàn thành KPI?

Nhưng ngược lại, nếu tỉ lệ nhân viên có năng lực ứng tuyển nhưng sau khi phỏng vấn lại từ chối cộng tác với doanh nghiệp thì đây lại là vấn đề mà doanh nghiệp và phòng Nhân sự cần xem lại. Có thể là thái độ phỏng vấn của nhân viên chưa tốt nhưng cũng có thể là do chế độ đãi ngộ, mức lương thưởng chưa hợp lý, số lượng công việc quá tải... Phải đặt KPI giải quyết những nguyên nhân này thì mới có thể tăng tỉ lệ tuyển dụng. Nếu không, các chỉ tiêu đặt ra chỉ mang tính chữa cháy chứ không thể giải quyết tận gốc vấn đề.

KPI nhân sự không tách rời với các vị trí, phòng ban khác

Việc đặt KPI nhân sự dựa theo chức năng các phòng ban thoạt nhìn có vẻ hợp lý, song nếu không khéo léo sẽ dẫn đến tình trạng “cố thủ”, mỗi người tự hoàn thành KPI của mình, mỗi phòng ban trở thành một thành lũy, chỉ đảm bảo KPI của mình và dễ đổ lỗi cho các vị trí hoặc phòng ban khác khi không hoàn thành chỉ tiêu. Đáng tiếc đây lại là thực trạng mà đa số các doanh nghiệp gặp phải. Ví dụ như khi nhân viên kinh doanh không hoàn thành KPI thì đùn đẩy trách nhiệm cho nhân viên sản xuất không cung cấp đủ số lượng hàng, rồi nhân viên sản xuất lại đổ lỗi cho nhân viên kỹ thuật vì máy móc hư hại mà không sửa chữa kịp thời.

Kinh doanh là một quá trình có sự phối hợp và nối kết giữa các bộ phận và vị trí trong công ty. Mất đi sự kết nối, doanh nghiệp chẳng khác nào một chiếc xe bị tháo rời các bộ phận, đừng nói là chạy nhanh, ngay cả việc chuyển động đối với chiếc xe ấy giờ cũng là điều bất khả. Do vậy, các phòng ban, các vị trí cần có sự nối kết với nhau, nhất là trong việc xây dựng KPI để KPI nhân sự phục vụ cho chức năng của phòng ban song cũng tương hỗ với vị trí hoặc phòng ban khác nhằm hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp

Khi xây dựng KPI nhân sự, các doanh nghiệp nên lưu ý những điểm trên đây để KPI không trở thành cơn ác mộng của nhân viên. Việc xây dựng KPI nhân sự hợp lý sẽ hỗ trợ rất lớn trong việc triển khai KPI, đảm bảo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, giúp doanh nghiệp sẵn sàng đương đầu với sóng gió trong một thị trường cạnh tranh cao và không ngừng thay đổi như hiện nay.