TƯ VẤN OKR VÀ KPI NHỮNG BÍ MẬT BẠN CẦN BIẾT

Trong vài thập kỷ trở lại đây, hoạt động tư vấn OKR và KPI giữ một vai trò khá quan trọng đối với các doanh nghiệp trên thế giới. KPI vốn là một thuật ngữ quen thuộc, còn OKR lại dường như khá xa lạ với doanh nghiệp Việt. Khởi đâu từ Google, sau đó được ứng dụng rộng rãi tại Nhật Bản, OKR là một hệ thống thiết lập và quản trị mục tiêu. Đây là bước quan trọng cần phải tiến hành trước công đoạn xây dựng hệ thống KPI. Vì thế, OKR và KPI - bộ đôi quyền lực này đang ngày càng được các doanh nghiệp lớn và vừa ưa chuộng.
​

Tầm quan trọng của việc ứng dụng OKR và KPI

Ứng dụng OKR và KPI vào quản trị có thể giúp doanh nghiệp tháo gỡ nhiều vấn đề, không chỉ ở tầm vĩ mô như chinh phục mục tiêu, chiến lược, mà còn ở tầm vi mô như kết nối chúng với ý nghĩa của những hạng mục công việc thường nhật. Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án tư vấn OKR và KPI, chuyên gia của TOPPION đã đúc kết những vai trò quan trọng của bộ đôi công cụ này như sau:

1. Kết nối tầm nhìn với hệ thống thực thi

2. Tập trung vào những đầu việc quan trọng

OKR = Mục đích (O - Objective) + Kết quả quan trọng (Key Result)

OKR được tạo thành bởi sự góp mặt của các chỉ số kết quả quan trọng. Thành tố này có sự liên kết mật thiết với KPI, giúp mục tiêu trở nên thực tế hơn chứ không đơn thuần là truyền cảm hứng. Những chỉ số này giúp doanh nghiệp xác định đâu là những hạng mục ưu tiên.

Thực tế cho thấy KPI là công cụ được sử dụng rộng rãi tại hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam. Các chỉ số được xây dựng một cách bài bản, và tăng dần đều theo thời gian. Nhưng phải thừa nhận rằng phần lớn các KPI ấy rất ít khi mang lại hiệu quả. Trong quá trình tư vấn OKR và KPI, khi tiến hành đánh giá sức khỏe doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy có những doanh nghiệp có đến hàng trăm KPI. Chỉ tính riêng lượng thông tin mà đội ngũ thực thi cần phải cập nhật và xử lý cũng đã chiếm một lượng lớn thời gian. Điều này dẫn đến hiệu suất làm việc kém.

Trong khi đó, OKR đưa ra yêu cần xác định những chỉ số kết quả quan trọng. Điều này đưa doanh nghiệp về trạng thái tập trung, chọn lọc những mục tiêu thực sự quan trọng để hiện thực hóa chiến lược, tầm nhìn. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc của toàn bộ doanh nghiệp. Người xưa có câu “một nghề cho chín còn hơn chín nghề”. Tập trung vào một số mục tiêu quan trọng sẽ mang lại hiệu quả gấp nhiều lần so với việc phân tán nguồn lực vào quá nhiều mục tiêu. Hãy nhớ rằng khi bạn tập trung vào tất cả mọi thứ, nghĩa là bạn đang không tập trung vào bất cứ thứ gì.

3. Tạo sự kết nối nội bộ

OKR và KPI không phải là công cụ quản trị của riêng nhà lãnh đạo, quản lý, mà nó là một hệ thống được áp dụng không khai ở cấp độ công ty cho đến từng phòng ban, cá nhân. Trong quá trình tư vấn OKR và KPI, chúng tôi luôn cùng đội ngũ của doanh nghiệp tiến hành một cách công khai và có sự đóng góp của đội ngũ thực thi.

Mặt khác, chúng tôi tin rằng OKR và KPI là công cụ giao tiếp hiệu quả giữa lãnh đạo và đội ngũ, cũng như giữa các phòng ban trong công ty. Bởi những vấn đề mâu thuẫn chỉ nảy sinh khi giữa các đối tượng không có được ngôn ngữ chung, mục tiêu và giá trị chung. OKR và KPI chính là thứ ngôn ngữ chung đó, giúp cho quá trình giao tiếp trở nên đơn giản hơn.

Đồng thời, khi xây dựng một cách hệ thống và rõ ràng các KPI (từ cấp độ phòng ban đến cấp độ cá nhân) sẽ giúp cho từng thành viên trong đội nhóm nhìn thấy rõ vị trí, vai trò của bản thân đối với sự thành quả của công ty. Đó vừa là áp lực, vừa là động lực và cũng là cách để ghi nhận sự đóng góp của từng thành viên.

Tư vấn OKR và KPI cụ thể là hoạt động gì?

Tư vấn OKR và KPI là hoạt động được triển khai để giúp doanh nghiệp tái thiết và quản trị hệ thống mục tiêu một cách hiệu quả nhất. Quy trình này được tiến hành qua 4 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Đánh giá sức khỏe doanh nghiệp

Giai đoạn 2: Thay đổi tư duy 

Giai đoạn 3: Xây dựng hệ thống OKR và KPI theo hệ tư duy mới

Giai đoạn 4: Duy trì kèm cặp (coaching) để hình thành thói quen ứng dụng công cụ này.