TƯ VẤN OKR VÀ KPI NHỮNG BÍ MẬT BẠN CẦN BIẾT
Trong vài thập kỷ trở lại đây, hoạt động tư vấn OKR và KPI giữ một vai trò khá quan trọng đối với các doanh nghiệp trên thế giới. KPI vốn là một thuật ngữ quen thuộc, còn OKR lại dường như khá xa lạ với doanh nghiệp Việt. Khởi đâu từ Google, sau đó được ứng dụng rộng rãi tại Nhật Bản, OKR là một hệ thống thiết lập và quản trị mục tiêu. Đây là bước quan trọng cần phải tiến hành trước công đoạn xây dựng hệ thống KPI. Vì thế, OKR và KPI - bộ đôi quyền lực này đang ngày càng được các doanh nghiệp lớn và vừa ưa chuộng.
Tầm quan trọng của việc ứng dụng OKR và KPI
Ứng dụng OKR và KPI vào quản trị có thể giúp doanh nghiệp tháo gỡ nhiều vấn đề, không chỉ ở tầm vĩ mô như chinh phục mục tiêu, chiến lược, mà còn ở tầm vi mô như kết nối chúng với ý nghĩa của những hạng mục công việc thường nhật. Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án tư vấn OKR và KPI, chuyên gia của TOPPION đã đúc kết những vai trò quan trọng của bộ đôi công cụ này như sau:
1. Kết nối tầm nhìn với hệ thống thực thi
Lý do khiến nhiều người không đạt được điều họ mong đợi là bởi họ không có được lý do đủ lớn để quyết tâm chinh phục. Trong doanh nghiệp cũng thế. Đa phần các KPI trở thành nỗi khủng hoảng đối với đội ngũ thực thi, khiến họ xem chúng như một sự áp đặt là bởi họ không hiểu rõ mục đích, ý nghĩa của việc thực thi những con số ấy.
Một chiến lược có tài tình đến đâu, các thẻ điểm cân bằng (BSC) lý tưởng thế nào và các chỉ số KPI cụ thể ra sao, nhưng nếu đội ngũ thực thi không có sự đồng cảm, không cùng hướng về thì cũng sẽ trở nên vô nghĩa. Lúc này, OKR đóng vai trò như là người trung gian, nối kết những chiến lược với các KPI, mang đến cho chúng những mục đích (Objective) cụ thể và các kết quả quan trọng (Key Result), giúp đội ngũ hiểu rõ ý nghĩa của việc họ phải làm.
Theo Kazuhiro Okuda, Objective là “Mục đích” chứ không phải “Mục tiêu”. Mục đích là một khái niệm trừu tượng và mang tính chất cảm tính, thay vì lý tính như mục tiêu. Bởi sự cảm tính này, OKR giúp cân bằng những con số khô khan của KPI. Từ đó, chúng có vẻ “truyền cảm hứng” trong quá trình thực thi của đội ngũ.
2. Tập trung vào những đầu việc quan trọng
OKR = Mục đích (O - Objective) + Kết quả quan trọng (Key Result)
OKR được tạo thành bởi sự góp mặt của các chỉ số kết quả quan trọng. Thành tố này có sự liên kết mật thiết với KPI, giúp mục tiêu trở nên thực tế hơn chứ không đơn thuần là truyền cảm hứng. Những chỉ số này giúp doanh nghiệp xác định đâu là những hạng mục ưu tiên.
Thực tế cho thấy KPI là công cụ được sử dụng rộng rãi tại hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam. Các chỉ số được xây dựng một cách bài bản, và tăng dần đều theo thời gian. Nhưng phải thừa nhận rằng phần lớn các KPI ấy rất ít khi mang lại hiệu quả. Trong quá trình tư vấn OKR và KPI, khi tiến hành đánh giá sức khỏe doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy có những doanh nghiệp có đến hàng trăm KPI. Chỉ tính riêng lượng thông tin mà đội ngũ thực thi cần phải cập nhật và xử lý cũng đã chiếm một lượng lớn thời gian. Điều này dẫn đến hiệu suất làm việc kém.
Trong khi đó, OKR đưa ra yêu cần xác định những chỉ số kết quả quan trọng. Điều này đưa doanh nghiệp về trạng thái tập trung, chọn lọc những mục tiêu thực sự quan trọng để hiện thực hóa chiến lược, tầm nhìn. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc của toàn bộ doanh nghiệp. Người xưa có câu “một nghề cho chín còn hơn chín nghề”. Tập trung vào một số mục tiêu quan trọng sẽ mang lại hiệu quả gấp nhiều lần so với việc phân tán nguồn lực vào quá nhiều mục tiêu. Hãy nhớ rằng khi bạn tập trung vào tất cả mọi thứ, nghĩa là bạn đang không tập trung vào bất cứ thứ gì.
3. Tạo sự kết nối nội bộ
Lý do khiến nhiều người không đạt được điều họ mong đợi là bởi họ không có được lý do đủ lớn để quyết tâm chinh phục. Trong doanh nghiệp cũng thế. Đa phần các KPI trở thành nỗi khủng hoảng đối với đội ngũ thực thi, khiến họ xem chúng như một sự áp đặt là bởi họ không hiểu rõ mục đích, ý nghĩa của việc thực thi những con số ấy.
Một chiến lược có tài tình đến đâu, các thẻ điểm cân bằng (BSC) lý tưởng thế nào và các chỉ số KPI cụ thể ra sao, nhưng nếu đội ngũ thực thi không có sự đồng cảm, không cùng hướng về thì cũng sẽ trở nên vô nghĩa. Lúc này, OKR đóng vai trò như là người trung gian, nối kết những chiến lược với các KPI, mang đến cho chúng những mục đích (Objective) cụ thể và các kết quả quan trọng (Key Result), giúp đội ngũ hiểu rõ ý nghĩa của việc họ phải làm.
Theo Kazuhiro Okuda, Objective là “Mục đích” chứ không phải “Mục tiêu”. Mục đích là một khái niệm trừu tượng và mang tính chất cảm tính, thay vì lý tính như mục tiêu. Bởi sự cảm tính này, OKR giúp cân bằng những con số khô khan của KPI. Từ đó, chúng có vẻ “truyền cảm hứng” trong quá trình thực thi của đội ngũ.
2. Tập trung vào những đầu việc quan trọng
OKR = Mục đích (O - Objective) + Kết quả quan trọng (Key Result)
OKR được tạo thành bởi sự góp mặt của các chỉ số kết quả quan trọng. Thành tố này có sự liên kết mật thiết với KPI, giúp mục tiêu trở nên thực tế hơn chứ không đơn thuần là truyền cảm hứng. Những chỉ số này giúp doanh nghiệp xác định đâu là những hạng mục ưu tiên.
Thực tế cho thấy KPI là công cụ được sử dụng rộng rãi tại hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam. Các chỉ số được xây dựng một cách bài bản, và tăng dần đều theo thời gian. Nhưng phải thừa nhận rằng phần lớn các KPI ấy rất ít khi mang lại hiệu quả. Trong quá trình tư vấn OKR và KPI, khi tiến hành đánh giá sức khỏe doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy có những doanh nghiệp có đến hàng trăm KPI. Chỉ tính riêng lượng thông tin mà đội ngũ thực thi cần phải cập nhật và xử lý cũng đã chiếm một lượng lớn thời gian. Điều này dẫn đến hiệu suất làm việc kém.
Trong khi đó, OKR đưa ra yêu cần xác định những chỉ số kết quả quan trọng. Điều này đưa doanh nghiệp về trạng thái tập trung, chọn lọc những mục tiêu thực sự quan trọng để hiện thực hóa chiến lược, tầm nhìn. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc của toàn bộ doanh nghiệp. Người xưa có câu “một nghề cho chín còn hơn chín nghề”. Tập trung vào một số mục tiêu quan trọng sẽ mang lại hiệu quả gấp nhiều lần so với việc phân tán nguồn lực vào quá nhiều mục tiêu. Hãy nhớ rằng khi bạn tập trung vào tất cả mọi thứ, nghĩa là bạn đang không tập trung vào bất cứ thứ gì.
3. Tạo sự kết nối nội bộ
OKR và KPI không phải là công cụ quản trị của riêng nhà lãnh đạo, quản lý, mà nó là một hệ thống được áp dụng không khai ở cấp độ công ty cho đến từng phòng ban, cá nhân. Trong quá trình tư vấn OKR và KPI, chúng tôi luôn cùng đội ngũ của doanh nghiệp tiến hành một cách công khai và có sự đóng góp của đội ngũ thực thi.
Mặt khác, chúng tôi tin rằng OKR và KPI là công cụ giao tiếp hiệu quả giữa lãnh đạo và đội ngũ, cũng như giữa các phòng ban trong công ty. Bởi những vấn đề mâu thuẫn chỉ nảy sinh khi giữa các đối tượng không có được ngôn ngữ chung, mục tiêu và giá trị chung. OKR và KPI chính là thứ ngôn ngữ chung đó, giúp cho quá trình giao tiếp trở nên đơn giản hơn.
Đồng thời, khi xây dựng một cách hệ thống và rõ ràng các KPI (từ cấp độ phòng ban đến cấp độ cá nhân) sẽ giúp cho từng thành viên trong đội nhóm nhìn thấy rõ vị trí, vai trò của bản thân đối với sự thành quả của công ty. Đó vừa là áp lực, vừa là động lực và cũng là cách để ghi nhận sự đóng góp của từng thành viên.
Đồng thời, khi xây dựng một cách hệ thống và rõ ràng các KPI (từ cấp độ phòng ban đến cấp độ cá nhân) sẽ giúp cho từng thành viên trong đội nhóm nhìn thấy rõ vị trí, vai trò của bản thân đối với sự thành quả của công ty. Đó vừa là áp lực, vừa là động lực và cũng là cách để ghi nhận sự đóng góp của từng thành viên.
Việc ứng dụng bộ đôi OKR và KPI trong thiết lập và quản trị mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp nhìn rõ điểm đến, cầm chắc tấm bản đồ và mang lại cảm hứng để chinh phục tầm nhìn.
Tư vấn OKR và KPI cụ thể là hoạt động gì?
Tư vấn OKR và KPI là hoạt động được triển khai để giúp doanh nghiệp tái thiết và quản trị hệ thống mục tiêu một cách hiệu quả nhất. Quy trình này được tiến hành qua 4 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Đánh giá sức khỏe doanh nghiệp
Muốn tái thiết bất cứ mô hình nào, việc đầu tiên chúng ta cần làm đều là khảo sát tình hình thực tế doanh nghiệp. Hoạt động này là bước đệm, giúp nhà tư vấn thu thập dữ liệu trên hầu hết các phương diện: (Shared value - Văn hóa doanh nghiệp; Strategy - Chiến lược kinh doanh; Structure - Cơ cấu tổ chức; System - Công nghệ quy trình; Style - Phong cách quản trị; Staff - Con người; Skills - Năng lực tổ chức).
Muốn tái thiết bất cứ mô hình nào, việc đầu tiên chúng ta cần làm đều là khảo sát tình hình thực tế doanh nghiệp. Hoạt động này là bước đệm, giúp nhà tư vấn thu thập dữ liệu trên hầu hết các phương diện: (Shared value - Văn hóa doanh nghiệp; Strategy - Chiến lược kinh doanh; Structure - Cơ cấu tổ chức; System - Công nghệ quy trình; Style - Phong cách quản trị; Staff - Con người; Skills - Năng lực tổ chức).
Chỉ khi hiểu rõ về nội tại doanh nghiệp, nhà tư vấn mới có thể đề xuất những giải pháp phù hợp để tiến hành tư vấn OKR và KPI.
- Giai đoạn 2: Thay đổi tư duy
Phần lớn doanh nghiệp hiểu rất rõ rằng cần phải tối ưu hóa hệ thống BSC/OKR/KPI của công ty. Nhưng để có thể tiến hành nội bộ lại là điều không đơn giản. Bởi muốn việc ứng dụng các công cụ này mang lại hiệu quả tuyệt đối, không đơn giản chỉ là thiết lập những thẻ điểm, đưa ra các mục đích và chỉ tiêu để thực thi chiến lược, mà đó là cả một quá trình tái đánh giá, thậm chí là tái cấu trúc toàn bộ doanh nghiệp. Vì sao?
Phần lớn doanh nghiệp hiểu rất rõ rằng cần phải tối ưu hóa hệ thống BSC/OKR/KPI của công ty. Nhưng để có thể tiến hành nội bộ lại là điều không đơn giản. Bởi muốn việc ứng dụng các công cụ này mang lại hiệu quả tuyệt đối, không đơn giản chỉ là thiết lập những thẻ điểm, đưa ra các mục đích và chỉ tiêu để thực thi chiến lược, mà đó là cả một quá trình tái đánh giá, thậm chí là tái cấu trúc toàn bộ doanh nghiệp. Vì sao?
Nếu quan sát thực tế, chúng ta dễ nhận thấy rằng hàng loạt các công cụ quản trị của nước ngoài đã du nhập và được ứng dụng rộng rãi tại Việt Nam như Kaizen, PDCA hay 5S. Tuy nhiên, số lượng doanh nghiệp thành công lại đếm trên đầu ngón tay. Bởi sự thành bại của việc ứng dụng không phụ thuộc vào việc công cụ này tuyệt vời đến đâu, mà phụ thuộc hoàn toàn vào tư duy, văn hóa và tính sẵn sàng của người ứng dụng. Vì vậy, mấu chốt đầu tiên của việc tư vấn OKR và KPI của TOPPION không phải là đi tìm một mô hình lý tưởng, mà là xây dựng một hệ thống chuẩn, đồng thời trang bị tư duy, văn hóa mới phù hợp với hệ thống quản trị mới. Đó mới chính là yếu tố quan trọng.
- Giai đoạn 3: Xây dựng hệ thống OKR và KPI theo hệ tư duy mới
Có sự sẵn sàng về nền tảng tư duy và văn hóa, quá trình tư vấn OKR và KPI sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Lúc này, nhà tư vấn sẽ đồng hành cùng ban lãnh đạo và đội ngũ của doanh nghiệp đề xuất hệ thống OKR và KPI dựa trên chiến lược đã được định hình, và dựa trên đặc tính, lợi thế cạnh tranh của công ty.
- Giai đoạn 4: Duy trì kèm cặp (coaching) để hình thành thói quen ứng dụng công cụ này.
Thực chất, có được sự phù hợp về tư duy, sở hữu hệ thống OKR và KPI lý tưởng, doanh nghiệp chỉ mới có được một nửa của sự thành công.
Thực chất, có được sự phù hợp về tư duy, sở hữu hệ thống OKR và KPI lý tưởng, doanh nghiệp chỉ mới có được một nửa của sự thành công.
Bởi khi sử dụng một công cụ quản trị mới, ít nhiều người sử dụng đều sẽ cảm thấy lạ lẫm và bất tiện so với thói quen cũ. Nếu không có sự duy trì để hình thành thói quen mới thay thế, việc “ngựa quen đường cũ” là điều không tránh khỏi”. Vì vậy, một trong những chìa khóa quan trọng của hoạt động tư vấn OKR và KPI là nhà tư vấn phải có năng lực kèm cặp (coaching), hướng dẫn đội ngũ thực thi sử dụng công cụ mới một cách thuần thục, tạo thành văn hóa sử dụng OKR và KPI.
Tư vấn OKR và KPI là đồng hành cùng doanh nghiệp trên một hành trình, điểm xuất phát của nó là những mục tiêu, chiến lược, đích đến là tầm nhìn và sứ mệnh của công ty.
Tóm lại, ứng dụng các công cụ quản trị hiện đại là một trong những nhu cầu thiết yếu, không chỉ đối với các tập đoàn, doanh nghiệp quy mô lớn mà còn đối với các doanh nghiệp SMEs (doanh nghiệp vừa và nhỏ). Nếu như doanh nghiệp lớn có lợi thế về tài lực và vật lực, thì doanh nghiệp quy mô nhỏ lại có lợi thế ở sự tinh gọn về đội ngũ nhân sự.
Việc ứng dụng các công cụ quản trị hiện đại nói chung và OKR/KPI nói riêng không mang tính thời điểm, mà đó là một hành trình. Trên hành trình này, nếu doanh nghiệp tự lực khởi hành, hẳn sẽ có những trải nghiệm và bài học riêng. Tuy nhiên, sự hỗ trợ từ chuyên gia tư vấn OKR và KPI sẽ giúp rút ngắn giai đoạn loay hoay tìm đường, kiến tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp có thể vững bước trên hành trình này, hướng đến điểm đích cuối cùng là tầm nhìn dài hạn và sứ mệnh của doanh nghiệp.