SAI LẦM TRONG XÂY DỰNG KPI CHO DOANH NGHIỆP

Sai lầm 1: Xây dựng KPI cho doanh nghiệp không gắn với mục tiêu chiến lược

Sai lầm 2: Không biết cách truyền đạt KPI

Một thực trạng thường thấy ở các doanh nghiệp là việc quản lý giao KPI cho nhân viên nhưng không lý giải cho nhân viên hiểu lý do tại sao họ phải thực hiện những điều đó. Mục đích là yếu tố rất quan trọng, vừa là định hướng vừa là động lực để con người hành động. Chỉ đưa ra yêu cầu hành động mà thiếu đi mục đích rất dễ khiến nhân viên rơi vào trạng thái mất định hướng và không có động lực làm việc.
 
Bên cạnh đó, truyền đạt KPI thất bại còn do các nhân viên thiếu nền tảng tư duy về KPI. Lãnh đạo là người xây dựng KPI nhưng nhân viên mới là người thực thi. Nếu không có sự tương thích giữa tư duy người xây dựng và người thực thi thì KPI có hoàn hảo đến đâu cũng chỉ là những con số vô hồn.
 
Việc không biết cách truyền đạt KPI không chỉ liên quan đến yếu tố giao tiếp, truyền thông hay tư duy mà bản chất của nó nằm ở việc doanh nghiệp thiếu nền tảng văn hóa vững mạnh. Hiểu một cách đơn giản, văn hóa doanh nghiệp là những chuẩn mực chung về nguyên tắc và phong cách làm việc được thể hiện qua suy nghĩ, lời nói và hành động của từng nhân viên. Sâu xa hơn, văn hóa doanh nghiệp giúp mỗi cá nhân nhận ra con đường mình đang đi hướng về đâu, và bản thân mỗi người đang đóng vai trò gì trên hành trình đó. Chính nhờ yếu tố này, mỗi cá thể sẽ ý thức được từng chỉ tiêu được đặt ra cho mình cho ý nghĩa gì và vui vẻ hoàn thành nó.
 
Không truyền đạt được KPI thì làm sao nhân sự có thể hoàn thành KPI và làm sao KPI có thể phục vụ cho mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp? Nên đây chính là một sai lầm trong xây dựng KPI cho doanh nghiệp.
​

Sai lầm 3: Xây dựng KPI bất khả thi

Xây dựng KPI không gắn với thực tế doanh nghiệp chính là một trong những lỗi sai các doanh nghiệp thường gặp phải. Có nhiều doanh nghiệp xây dựng KPI “trong mơ”, thiết lập những con số đẹp và giao cho đội ngũ thực thi nhưng hoàn toàn không để ý tới tính khả thi của những chỉ tiêu mình đề ra. Hậu quả là những chỉ tiêu ấy vượt quá năng lực của đội ngũ khiến nhân viên phải gồng mình, gắng sức để thực hiện.
 
Các chỉ tiêu của KPI không thể dễ dàng hoàn thành như để “cho có”, nhưng cũng không thể quá khó so với năng lực đội ngũ. Hệ thống KPI hợp lý là khi chúng đủ tính thách thức mà vẫn trong khả năng cố gắng của nhân viên. Nghĩa là không nằm trong tầm tay, lại không quá tầm với. Có như vậy, nhân sự mới có đủ động lực và hứng thú để hành động, đồng thời quản lý cũng có thể thông qua việc thực hiện tiêu chí KPI để phát triển đội ngũ.
 
Ngoài ra, xây dựng KPI không thể đo lường cũng là một kiểu “bất khả thi”. Điều này thoáng nghe thì thật vô lý, vì KPI vốn là công cụ đo lường. Tuy nhiên, đo lường những gì và đo lường như thế nào lại do người xây dựng KPI thiết kế. Chính vì nguyên nhân này mà xảy ra trường hợp có những chỉ tiêu rất cảm tính hoặc không thể đo lường một cách cụ thể, ví dụ như “tăng mức độ hài lòng của khách hàng” nhưng không biết mức độ hài lòng của khách hàng hiện tại là bao nhiêu, muốn tăng lên bao nhiêu % và thời hạn hoàn thành trong thời gian bao lâu. Như vậy làm sao nhân viên có thể hoàn thành KPI? Như vậy là lãnh đạo hoặc người quản lý đang tự làm khó mình và đội ngũ trong việc xây dựng KPI cho doanh nghiệp.
​

Sai lầm 4: Xây dựng KPI “độc tôn” 

Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ các doanh nghiệp quản trị và thực thi chiến lược. Tuy KPI là một trong những công cụ rất phổ biến nhưng bất cứ một công cụ nào cũng có những mặt ưu - nhược điểm riêng. Sai lầm các doanh nghiệp gặp phải chính là việc xây dựng KPI cho doanh nghiệp mà không tìm hiểu và ứng dụng thêm các công cụ quản trị khác như BSC, OKR, OGMS hay MBO. Việc tìm hiểu các công cụ khác sẽ giúp doanh nghiệp có được đôi mắt trực quan, so sánh để hiểu rõ ưu - nhược điểm của từng công cụ, từ đó phát huy ưu điểm và hạn chế nhược điểm cũng như phối hợp sử dụng các công cụ sao cho hiệu quả.
 
Mặt khác, khi doanh nghiệp ứng dụng nhiều công cụ quản trị và đo lường thì lại không có sự kết hợp, hỗ trợ giữa các công cụ. Ví dụ như xây dựng KPI cho phòng ban nhưng không liên kết với BSC của phòng ban, KPI của từng nhân sự lại không hỗ trợ cho KPI của phòng ban. Giữa các KPI và BSC của các phòng ban cũng không có mối tương quan, cùng phục vụ và hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Nếu không có sự gắn kết và tương quan giữa KPI với những công cụ quản trị khác, KPI sẽ không phát huy được hết vai trò của mình.
 
“Một cây làm chẳng nên non” - một công cụ cũng không thể quản trị doanh nghiệp cách toàn diện. Do đó, xây dựng KPI một cách độc tôn, không có sự tìm hiểu hay phối hợp với các công cụ quản trị khác là một sai lầm trong việc xây dựng KPI cho doanh nghiệp.
 

Sai lầm 5: Xây dựng nhưng không thực thi

KPI là một trong những công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện và kiểm soát quá trình thực hiện các công việc trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, công cụ có tốt đến đâu mà người dùng không biết cách sử dụng thì công cụ ấy cũng không thể phát huy tốt vai trò của mình. Bên cạnh việc tìm kiếm những “bí quyết”, các doanh nghiệp cũng đừng quên ý thức và tránh vấp phải những sai lầm kể trên để có thể xây dựng KPI cho doanh nghiệp thành công.