MBO là gì? Công cụ quản trị chiến lược đầu tiên liệu có lỗi thời?

Quản trị là một công việc đòi hỏi năng lực và sự đầu tư rất lớn của nhà quản trị. Để giúp nhà quản trị thực hiện tốt công việc này, nhiều giáo sư về kinh tế đã nghiên cứu và tìm ra những công cụ quản trị hỗ trợ trong việc hoạch định và thực thi chiến lược. Một trong những công cụ đầu tiên được biết đến là quản trị theo mục tiêu MBO. Vậy MBO là gì? Liệu công cụ quản trị chiến lược đầu tiên còn phù hợp trong bối cảnh hiện nay?

MBO là gì? Thời kỳ hoàng kim của quản trị mục tiêu

Cha đẻ của MBO là Peter Drucker - một chuyên gia hàng đầu về tư vấn quản trị. Lý thuyết quản trị của ông cho đến nay vẫn được rất nhiều doanh nghiệp lớn ứng dụng. Ông nổi tiếng với vị thế là một nhà kinh tế học lỗi lạc với rất nhiều đầu sách hữu ích về kinh tế, song ít người biết rằng ông có đến 25 bằng tiến sĩ các ngành khoa học khác nhau thuộc các trường đại học của nhiều quốc gia trên thế giới. Với kinh nghiệm và vốn kiến thức uyên bác của mình, ông đã nghiên cứu và tìm ra rất nhiều công cụ hỗ trợ cho việc quản trị. MBO là công cụ đầu tiên được ông nghiên cứu và ra mắt trong cuốn sách “Thực hành quản trị” năm 1954.
Để hiểu về MBO, trả lời câu hỏi MBO là gì là điều không thể thiếu. MBO là từ viết tắt của cụm từ Management by Objectives, có nghĩa là quản trị theo mục tiêu. Đây là phương pháp giúp nhà quản trị cùng nhân viên thiết lập, ghi nhận và giám sát các mục tiêu trong một thời gian nhất định. Công cụ này được xây dựng dựa trên tiền đề nhân viên có xu hướng làm việc tốt hơn khi họ biết được những gì họ mong đợi và liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu của tổ chức.
Công cụ này ra mắt năm 1954 nhưng phải 6 năm sau mới được hoàn thiện. Và MBO nổi tiếng không phải trên đất nước nơi nó ra mắt mà là tại Nhật Bản. Sau khi ứng dụng thành công tại Nhật Bản, MBO mới quay ngược trở lại và nổi tiếng tại thị trường Châu Âu. Công cụ này cho phép các cấp có thể họp bàn cùng nhau để xây dựng mục tiêu. Mỗi mục tiêu như một mảnh ghép riêng lẻ tạo nên bức tranh tổng thể - chính là mục tiêu chung của doanh nghiệp. Những mục tiêu này sẽ được ghi chép thành văn bản để đối chứng, và dựa trên mức độ đạt được mục tiêu mà nhân sự nhận được sự tưởng thưởng thích hợp.

Cách thức triển khai MBO

Việc quản trị theo mục tiêu MBO bao gồm cả ba yếu tố: thiết lập, giám sát và ghi nhận.
Thiết lập mục tiêu trước hết phải khởi đi từ mục tiêu của doanh nghiệp. Mục tiêu này có thể chia ra thành ngắn hạn và dài hạn. Mục tiêu dài hạn gắn với mục tiêu chiến lược trong thời gian từ 3 đến 5 năm. Mục tiêu ngắn hạn chia theo từng thời kỳ, từ 6 tháng tới 1 năm. Mục tiêu của doanh nghiệp không chỉ đơn giản là viễn cảnh kỳ vọng doanh nghiệp đạt được trong tương lai, mà cần được xác định sau khi đã cân nhắc các nguồn lực, điểm mạnh - điểm yếu của doanh nghiệp cũng như lợi thế cạnh tranh mang lại thành công cho doanh nghiệp. Từ mục tiêu của doanh nghiệp, lãnh đạo và nhân viên mới xây dựng mục tiêu cho cá nhân. Khi thiết lập mục tiêu cá nhân, cần lưu ý xây dựng theo nguyên tắc 20/80 - nghĩa là tập trung vào 20% mục tiêu mang tính quyết định sự thành công của 80% còn lại.
Sau quá trình thiết lập mục tiêu là quá trình giám sát. Bất kỳ một công cụ quản trị nào cũng không thể thiếu bước này. Mục tiêu của mỗi người là mảnh ghép trong bức tranh chung, nên chỉ một mảnh ghép cũng có thể ảnh hưởng đến kết quả của toàn thể. Việc giám sát giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình kịp thời, luôn trong thế chủ động để đưa ra những phương án điều chỉnh khi cần thiết. Việc giám sát cũng hỗ trợ nhân viên nghiêm túc thực thi những mục tiêu đã đề ra. Khi mỗi người đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình thì hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp cũng là điều hoàn toàn hợp lẽ.
Ngoài việc thiết lập và giám sát, ghi nhận là điều mà mỗi nhân sự đều xứng đáng nhận được sau những nỗ lực của cá nhân đóng góp vào thành công của doanh nghiệp. Việc ghi nhận diễn ra sau khi nhân viên đã kết thúc thời hạn thực thi mục tiêu. Tuy nhiên, ghi nhận như thế nào lại cần được minh bạch trước khi giao mục tiêu cho nhân viên. Việc minh bạch thưởng - phạt trước khi nhân viên tiến hành công việc sẽ giúp nhân viên có động lực và nghiêm túc trong quá trình thiết lập cũng như thực hiện mục tiêu, tránh trường hợp “vẽ rắn thêm chân”, đưa ra rất nhiều mục tiêu nhưng không thực hiện hoặc mục tiêu cá nhân không tác động trực tiếp đến thành bại của mục tiêu doanh nghiệp. 

Nguyên nhân khiến MBO lùi lại phía sau

Về nguyên lý, MBO là công cụ hỗ trợ quản trị rất đắc lực. Chính công cụ này cũng đã trải qua quá trình thử nghiệm và kiểm chứng từ rất nhiều doanh nghiệp mới có được sự phủ sóng ở nhiều quốc gia. Nó thúc đẩy nhân viên chủ động và sáng tạo trong công việc của mình, miễn sao đáp ứng được những mục tiêu đã được thống nhất xây dựng trước đó. Quan trọng hơn, tính chất mà bất cứ công cụ quản trị nào cũng phải có đó là sự kết nối. Ban đầu, MBO đã làm rất tốt điều này khi hướng mục tiêu của từng nhân viên về mục tiêu chung của doanh nghiệp. Tuy nhiên, sau nhiều năm phát triển, MBO không có tổ chức và chuyên gia đào tạo bài bản nên công cụ này rơi vào tình trạng tam sao thất bản, mỗi doanh nghiệp áp dụng mỗi cách và dần dà đánh mất đi tính kết nối.
Ngoài việc thiếu tổ chức đào tạo, nguyên lý tập trung vào mục tiêu của MBO cũng có nhiều lỗ hổng trong bối cảnh hiện đại. Một trong những lỗ hổng lớn nhất đó là thiếu sự cân bằng. Vì chỉ tập trung vào mục tiêu, nên rất nhiều doanh nghiệp sa đà vào mục tiêu tài chính mà bỏ quên các mục tiêu khác như khách hàng, nhân lực, quy trình hệ thống, môi trường,... Có thể trong giai đoạn MBO ra đời, những yếu tố này không phải là yếu tố quyết định đến sự tồn vong của doanh nghiệp. Nhưng trong bối cảnh hiện nay, nếu doanh nghiệp muốn phát triển cao xa, bền vững thì không thể không lưu tâm đến những yếu tố ngoài tài chính.
Sau MBO, có rất nhiều công cụ quản trị mục tiêu khác ra đời nhưng không có nhiều công cụ đáp ứng và giữ vững được cả hai yếu tố quan trọng này. ​

Ứng dụng MBO trong bối cảnh hiện nay

Tuy đã có rất nhiều công cụ sinh ra sau đó, nhưng liệu MBO có bị lỗi thời? Doanh nghiệp đang ứng dụng MBO có phải đã tụt hậu so với những doanh nghiệp sử dụng các công cụ hiện đại khác hay không? Đây là câu hỏi mà Toppion nhận được khi đến tư vấn tại các doanh nghiệp.
Để giải quyết vấn đề này, chúng ta sẽ phải quay lại câu hỏi căn bản MBO là gì? Nếu lãnh đạo các cấp có thể trả lời lưu loát và hiểu đúng MBO là gì thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiếp tục triển khai MBO. Tuy nhiên, các doanh nghiệp sẽ phải ngồi lại với đội ngũ tư vấn để tìm cách phù hợp khắc phục những điểm yếu của MBO hiện nay: tính kết nối và tính cân bằng.
Doanh nghiệp có thể khắc phục hai yếu tố này nhờ tư duy của lãnh đạo và sự hỗ trợ của các công cụ khác. Trước hết, lãnh đạo phải là người ý thức được mức độ ứng dụng công cụ quản trị tại doanh nghiệp của mình và những vấn đề phát sinh trong quá trình ứng dụng. Khi đã nhận thức được vấn đề, lãnh đạo sẽ biết cách phối hợp MBO với các công cụ khác để phát huy thế mạnh sẵn có của MBO. Nếu quản trị mục tiêu MBO của doanh nghiệp đang thiếu tính kết nối, kết hợp với biểu đồ xương cá để triển khai xuống nhân viên hiệu quả. Nếu quản trị mục tiêu MBO thiếu tính cân bằng, kết hợp MBO với BSC để đảm bảo vững bốn chân kiềng: tài chính, khách hàng, quy trình và con người.
Như vậy công cụ có lỗi thời hay không là do cách sử dụng của con người.