KPI LÀ GÌ VÀ PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI KPI XUỐNG CÁC CẤP

KPI LÀ GÌ VÀ PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI KPI XUỐNG CÁC CẤP

Cộng đồng mạng hiện nay có rất nhiều hình ảnh hài hước khi nói về việc chạy deadline hay KPI. Dường như, KPI đang bị hiểu sai thành công cụ “bóc lột” của nhà quản lý và là cơn ác mộng của mỗi nhân viên. Nguyên nhân là vì nhà quản lý chưa hiểu đúng KPI là gì và chưa có phương pháp triển khai KPI xuống các cấp hiệu quả và mang tính kết nối.

KPI là gì? Hiểu đúng về KPI

KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicators, được hiểu là các chỉ số đo lường hiệu suất chính. Đây là công cụ được các nhà quản lý sử dụng để đánh giá chất lượng công việc và năng lực của nhân viên hoặc các bộ phận thông qua số liệu có thể đo lường. Nhờ có công cụ này, doanh nghiệp có thể theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự, phòng ban cách minh bạch và cụ thể. Dựa theo mức độ hoàn thành KPI đã đưa ra, doanh nghiệp sẽ có cơ sở thực hiện những chính sách thưởng, phạt khác nhau.
Nhưng thực chất, KPI là gì? KPI là công cụ đo lường thôi chưa đủ, nó phải là công cụ đo lường gắn liền với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Vì chưa hiểu KPI là gì một cách trọn vẹn mà nhà quản lý thường xây dựng KPI theo vị trí công việc mà quên mất mục tiêu chiến lược của bộ phận, của doanh nghiệp khiến KPI trở thành kỳ vọng xa vời và không hiệu quả. Đó là lý do vì sao khi phòng ban, nhân sự hoàn thành KPI mà doanh nghiệp vẫn không đạt được mục tiêu đề ra.
Mặt khác, cách làm của nhà quản lý cùng khiến nhân sự hiểu sai KPI là gì. Về lý thuyết, KPI phải là công cụ giúp nhân sự định hướng và tạo động lực trong quá trình làm việc. Thực tế đang đi ngược lại. KPI trở thành áp lực đè nặng lên vai của nhân viên vì họ cho rằng đó là cách duy nhất chứng minh năng lực. Điều này khiến nhân sự đánh mất khả năng sáng tạo và chủ động trong công việc, cũng đánh mất sự liên kết giữa công việc của nhân sự với sự thành công của doanh nghiệp.
KPI phải là công cụ đo lường hiệu suất thực hiện công việc gắn liền với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và được phân bổ từ cấp cao xuống các bộ phận và nhân viên một cách nhất quán với mục tiêu chung. Hiểu đúng như vậy, nhà quản lý mới có thể xây dựng và triển khai KPI hiệu quả.

Vai trò của KPI trong quản trị chiến lược

Vì chưa hiểu trọn vẹn KPI là gì nên doanh nghiệp cũng chưa phát huy hết vai trò của KPI. Vai trò của KPI không chỉ dừng lại với việc đo lường. Đánh giá và sử dụng KPI với tầm nhìn của người lãnh đạo, KPI sẽ đảm bảo được bốn vai trò chính là kết nối, định hướng, đo lường - đánh giá và điều chỉnh tương ứng với bốn chức năng của nhà quản trị là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát.
KPI là cầu nối giữa mục tiêu ngắn hạn với mục tiêu trung hạn và dài hạn của doanh nghiệp, giữa mục tiêu chiến lược cấp công ty với cấp phòng ban và mục tiêu cá nhân. KPI cũng đóng vai trò kết nối các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Khi xây dựng KPI cho một phòng ban thì các phòng ban khác cũng sẽ có những KPI tương thích để hỗ trợ. Vì bản chất, KPI của cá nhân sẽ phục vụ cho KPI của phòng ban, KPI của phòng ban sẽ đáp ứng được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Chính sợi dây liên kết này mang lại sự kết nối và định hướng cho toàn thể nhân viên và lãnh đạo trong công việc hằng ngày.
Vai trò thứ hai của KPI thường bị các doanh nghiệp bỏ qua là sự định hướng. Trong quá trình hình thành và phát triển, doanh nghiệp có rất nhiều mục tiêu kỳ vọng. Tuy nhiên, trong từng giai đoạn, doanh nghiệp cần phải có thứ tự ưu tiên cho những mục tiêu khác nhau. Mỗi mục tiêu lại gắn với chức năng của từng bộ phận. KPI giúp doanh nghiệp tập trung vào những mục tiêu quan trọng của từng thời kỳ thông qua những chỉ tiêu rõ ràng và có thể đo lường.
KPI là công cụ đo lường hiệu suất nên vai trò đo lường - đánh giá là không thể thiếu. Công cụ này giúp doanh nghiệp định lượng các kết quả cần đạt được và phân công trách nhiệm, quyền hạn cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân. Đây cũng là một trong những tiêu chí để đánh giá và đưa ra các chính sách lương thưởng phù hợp.
Triển khai KPI luôn bao gồm các bước xác định, đàm phán, giao KPI và đánh giá mức độ hoàn thành. Thông qua quy trình này, KPI có thể điều chỉnh các chỉ tiêu, cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm cũng như những nguồn lực khác để đảm bảo KPI hiệu quả.

Nghịch lý: KPI thiếu tính kết nối khi triển khai

Một trong những vai trò chính của KPI là sự kết nối, thế nhưng trong thực tế triển khai, điều các doanh nghiệp than phiền nhiều nhất lại là vấn đề không thể kết nối KPI của các phòng ban. Nghịch lý này bắt nguồn từ sai lầm của chính người xây dựng và truyền thông KPI.
Khi triển khai KPI, phải chăng lãnh đạo vẫn chỉ đưa ra mục tiêu chiến lược sau đó yêu cầu các phòng ban tự xây dựng KPI và triển khai xuống các cấp bên dưới? Hoạch định chiến lược, tìm ra mục tiêu chiến lược thôi là chưa đủ. Vì các phòng ban chỉ có thể tập trung vào chuyên môn của mình. Yếu tố kết nối các phòng ban không phải là công cụ, mà phải là lãnh đạo. Sau khi xác định mục tiêu chiến lược, lãnh đạo sẽ xác định những yếu tố, tiêu chí quan trọng ảnh hưởng đến sự thành bại của chiến lược, từ đó phân công các tiêu chí này về các phòng ban tương ứng. Như vậy, lãnh đạo đã tạo được sợi dây nối kết vô hình giữa KPI phòng ban và chiến lược cấp công ty.
Bên cạnh đó, trong quá trình truyền thông lãnh đạo cũng cần nhấn mạnh sự tương tác, phối hợp giữa các phòng ban tác động như thế nào đến tỉ lệ thành công của chiến lược để các phòng ban có ý thức trong việc chủ động kết nối với nhau.

Phương pháp triển khai KPI xuống các cấp

Để triển khai KPI xuống các cấp mà vẫn giữ được sự kết nối có rất nhiều phương pháp. Trước hết, ban lãnh đạo phải là người có ý thức trong việc kết nối các phòng ban để khi triển khai chiến lược, các phòng ban nhận ra được tầm quan trọng của việc phối hợp và liên kết với nhau. Các phòng ban phải thấy được rằng họ là một bánh răng trong doanh nghiệp, nếu các bánh răng không phối hợp nhịp nhàng với nhau thì doanh nghiệp cũng không thể phát triển cân bằng và ổn định.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể ứng dụng thêm một số công cụ khác ví dụ như biểu đồ xương cá. Đây không chỉ là một mô hình dùng để phân tích nguyên nhân sự cố, mà còn có thể hỗ trợ liên kết KPI của phòng ban với mục tiêu chiến lược, KPI của cá nhân với KPI của phòng ban. Việc ứng dụng biểu đồ xương cá cũng vô cùng đơn giản mà hiệu quả.
Giống như tên gọi, biểu đồ này có hình dạng giống như xương cá, bao gồm đầu cá, các xương lớn gắn với xương sống và các xương con. Ứng dụng biểu đồ xương cá vào chiến lược của công ty, chúng ta sẽ có mục tiêu chiến lược là đầu cá, gắn với xương sống là những yếu tố tác động đến thành công của chiến lược và các xương con là những yếu tố tác động đến thành công của các xương lớn.
Khi đã có được mô hình xương cá của cấp công ty, lãnh đạo triển khai giao những xương lớn về cho các phòng ban. Những xương lớn sẽ trở thành đầu cá của phòng ban để phòng ban cùng họp bàn xây dựng những xương lớn và xương con tương ứng. Tuần tự như vậy, doanh nghiệp sẽ có được những mô hình xương cá gắn với KPI liên kết chặt chẽ với nhau.