CHUYÊN GIA TỐI ƯU HÓA QUY TRÌNH DOANH NGHIỆP LÀ AI?
Tái tạo phần cứng
Doanh nghiệp cũng giống như cơ thể một con người, được cấu tạo từ khung xương (phần cứng) với hệ thống quy trình và phần mềm tư duy cùng văn hóa doanh nghiệp nội tại.Nói đến quy trình, hẳn rất nhiều doanh nghiệp cho rằng họ biết cách xây dựng, sử dụng và cải tiến hệ thống quy trình một cách hiệu quả nhất. Tuy nhiên, không nhiều doanh nghiệp biết cách xác định và tối ưu hóa quy trình lõi. Phần lớn doanh nghiệp sử dụng khái niệm quy trình để mô tả những gì họ thực hiện, nhưng lại mơ hồ khi các chuyên gia tối ưu hóa quy trình doanh nghiệp đặt ra câu hỏi thế nào là quy trình lõi và cách thức để cải thiện quy trình, hệ thống của tổ chức.
Bởi đa phần doanh nghiệp đều mơ hồ với những câu hỏi trên, nên vai trò của chuyên gia tối ưu hóa quy trình doanh nghiệp là rất quan trọng. Hơn ai hết, họ là người hiểu rõ bước nào cần rút gọn, đoạn nào cần cắt, cần thả và đoạn nào cần bổ sung. Họ là người giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình bài bản, chuẩn mực thỏa các điều kiện:
- Quy trình ngắn nhất- Tốc độ nhất
- Tự kiểm soát tốt nhất
- Ổn định nhất
- Chi phí tối ưu nhất
Chúng ta đã gọi những hệ thống, quy trình của doanh nghiệp như là khung xương của một con người, thì tư duy, văn hóa chính là trung tâm não bộ, điều khiển mọi hoạt động của cơ thể ấy. Muốn một con người thay đổi, phải bắt đầu từ việc thay đổi tư duy. Muốn doanh nghiệp có bước chuyển mình, thay đổi phương thức làm việc, cũng cần phải bắt đầu từ chính tư duy.
Từ lâu trong nước đã du nhập và học hỏi rất nhiều phương thức xây dựng quy trình từ nhiều nước trên thế giới, nhưng số lượng doanh nghiệp có thể tự mình ứng dụng những quy trình đó để tạo ra hiệu quả kinh doanh là không nhiều. Thực chất, mọi công thức, mô hình đều có những điểm đặc sắc và lợi ích riêng. Mấu chốt quyết định sự thành công khi ứng dụng không phải là quy trình ấy khó hay dễ, hay hay dở, mà ở tính sẵn sàng của người ứng dụng. Vì vậy, điều kiện tiên quyết trước khi tiến hành tái cấu trúc doanh nghiệp nói chung là phải đả thông tư tưởng. Đó cũng chính là điều kiện đủ để các chuyên gia tối ưu hóa quy trình doanh nghiệp tiến hành các bước cải tiến quy trình lõi.
Vậy hoạt động đả thông tư tưởng này là gì, và làm thế nào để đạt được?
Thông thường, những cây cổ thụ tươi tốt đều có phần gốc rễ vững chắc và bám sâu dưới lòng đất. Nguyên lý này cũng hoàn toàn đúng đối với doanh nghiệp. Muốn doanh nghiệp vững mạnh và phát triển trường tồn, cần xây dựng nền tảng đủ mạnh. Nền tảng đó xuất phát từ chính văn hóa đang tồn tại và chi phối doanh nghiệp.
Trong khi đó, văn hóa là yếu tố được cấu thành từ chính tư duy, giả định ngầm hiểu trong doanh nghiệp. Do đó, muốn quy trình được tối ưu hóa một cách hiệu quả, cần làm cho đội ngũ thực thi hiểu rõ mục đích và ý nghĩa của hoạt động này và có một nền văn hóa với những nguyên tắc phù hợp. Mà muốn có nền văn hóa phù hợp, cần bắt đầu từ việc thay đổi tư duy.