LỜI GIẢI CHO BÀI TOÁN XÂY DỰNG KHUNG NĂNG LỰC

Nguyên tắc xây dựng khung năng lực

Xây dựng khung năng lực theo góc nhìn CFS

CFS là viết tắt của cụm từ Critical Success Factor, tạm dịch là yếu tố quyết định thành công, nó mô tả đặc điểm những yếu tố bên ngoài hoặc bên trong có ảnh hưởng đến việc đạt được mục đích của doanh nghiệp. CFS thường được chia thành ba mức độ cơ bản là mục tiêu, mục tiêu chiến lược và tầm nhìn, sứ mệnh. Trong đó, tầm nhìn, sứ mệnh là yếu tố cốt lõi để một doanh nghiệp thành hình và tồn tại; mục tiêu chiến lược là những mục tiêu mang tính dài hạn và có ảnh hưởng trực tiếp đến việc hiện thực hóa tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp; còn mục tiêu thường mang tính ngắn hạn và cụ thể hóa của mục tiêu chiến lược. Về bản chất, CFS giúp doanh nghiệp đi từ những ước vọng mơ hồ đến những yếu tố có thể đo lường được giúp doanh nghiệp kiểm soát quá trình kinh doanh của mình. 
 
Xây dựng khung năng lực theo góc nhìn CFS cũng chính là việc thiết kế khung năng lực dựa trên những nhân tố thành công chủ yếu của doanh nghiệp. Bước đầu tiên trong xây dựng khung năng lực theo CFS là xác định quy trình phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Quá trình này có thể tiêu tốn khá nhiều thời gian vì người thiết kế cần tìm hiểu và thử nghiệm những quy trình khác nhau cho từng vị trí. Trong bước này, người thiết kế khung năng lực cũng có thể tham khảo thêm tư những quy trình mẫu đã qua kiểm nghiệm. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần thu thập thêm dữ liệu từ cấp quản lý và những nhân viên có liên quan đến từng vị trí. Bởi không ai khác, chính họ mới là người thấu hiểu công việc cụ thể mà họ đang làm. Một buổi họp nhỏ để khai thác quan điểm, góc nhìn từ người trưởng nhóm và người có chuyên môn tại vị trí mà bạn đang xây dựng khung năng lực sẽ giúp bạn có thêm nhiều gợi ý thú vị và có thể tối ưu quy trình phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. 
 
Bước thứ hai là xác định các năng lực cốt lõi từ quy trình. Các năng lực cốt lõi cần phản ánh được những điều cơ bản mà doan nghiệp yêu cầu. Nếu là một thành viên của doanh nghiệp, họ sẽ hành động và làm việc như thế nào? Họ có thể tiếp thu và hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp hay không? Chính năng lực cốt lõi sẽ phần nào thể hiện được “đặc tính” và con đường riêng mà doanh nghiệp lựa chọn.
 
Bước thứ ba là thiết kế năng lực cho từng vị trí làm việc từ năng lực cốt lõi. Người thiết kế khung năng lực cần phải tiến hành chọn lọc giữa vô vàn năng lực, đâu là những năng lực thực sự cần thiết và bắt buộc phải có để nhân sự có thể hoàn thành công việc của mình. Những năng lực được lựa chọn cũng cần có mối tương quan với năng lực cốt lõi để khung năng lực không bị dàn trải, gây áp lực cho nhân sự. Khi đã có những năng lực tối thiểu áp dụng cho công việc, người thiết kế cũng cần chú ý đến những năng lực quản lý, lãnh đạo để nhân sự có kiến thức và kỹ năng cơ bản, nối gần khoảng cách giữa nhân viên với cấp quản lý cũng như tạo động lực để họ tiếp tục cố gắng. 
 
Cuối cùng là việc rà soát lại khung năng lực một lần nữa, đảm bảo việc sắp xếp các năng lực hợp lý và loại bỏ những năng lực không thể áp dụng vào thực tế. Xây dựng khung năng lực dựa trên những nhân tố thành công chủ yếu của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tập trung vào lợi thế và mục đích chính của doanh nghiệp, tránh trình trạng yêu cầu những năng lực xa vời hay mơ hồ khiến khung năng lực bị phản tác dụng. 
 

Xây dựng khung năng lực theo chiến lược cân bằng kết hợp với bảng mô tả công việc

Một phương pháp tiếp cận và xây dựng khung năng lực khác cũng mang lại hiệu quả không kém là dựa theo chiến lược cân bằng (BSC) kết hợp với bảng mô tả công việc (JD). Phương pháp thiết kế khung năng lực này có nhiều điểm tương tự như khi xây dựng khung năng lực theo góc nhìn CFS. Tuy nhiên, điểm khác biệt lớn nhất là một bên dựa vào những nhân tố thành công chủ yếu của doanh nghiệp, còn một bên dựa vào văn hóa doanh nghiệp và lợi thế cạnh tranh trên nền tảng triển khai Thẻ điểm Cân bằng. 
 
Yêu cầu của việc xây dựng khung năng lực theo cách thức này là doanh nghiệp đã xây dựng văn hóa doanh nghiệp ổn định và đang ứng dụng BSC trong quản trị vì đó là cơ sở để đưa ra những năng lực cốt lõi trong khung năng lực. Sau khi đã có năng lực cốt lõi, người thiết kế tiến hành định nghĩa và phân chia mức độ các năng lực. Khung năng lực thiết kế theo chiến lược cân bằng và bảng mô tả công việc sẽ được phân chia theo từng cấp độ: năng lực thực thi chiến lược, từ năng lực thực thi chiến lược xác định năng lực thực hiện chức năng phòng ban và cuối cùng, từ năng lực theo chức năng phòng ban xác định năng lực vị trí cụ thể, yêu cầu từng bậc chuyên môn. 
 
Ưu điểm của cách xây dựng này là đảm bảo được tính đồng bộ và cân đối từ cấp cao xuống các cấp bên dưới nhờ có nền tảng văn hóa và Thẻ điểm Cân bằng, giúp người thiết kế có thể lựa chọn được những năng lực phục vụ cho công tác chuyên môn đồng thời đánh giá được mức độ hòa hợp văn hóa của nhân sự. 

​

“Nội ứng ngoại hợp” - Sử dụng nguồn lực bên ngoài trong tư vấn và xây dựng khung năng lực

Xây dựng khung năng lực là một quá trình làm việc đòi hỏi sự đầu tư và nghiên cứu kỹ lưỡng. Bên cạnh việc tìm hiểu tính chất, yêu cầu của từng vị trí, người xây dựng khung năng lực còn cần có khả năng lắng nghe, phân tích và tổng hợp để đưa ra lựa chọn năng lực cho từng vị trí cũng như đánh giá mức độ quan trọng của năng lực ấy. Do đó, không phải phòng nhân sự hoặc bất cứ ai khi được chỉ định đều có thể thiết kế được khung năng lực phù hợp, có tính khả thi cao để đưa vào ứng dụng. 
 
Để việc ứng dụng khung năng lực vào doanh nghiệp hiệu quả, một số doanh nghiệp đã tiến hành thuê ngoài dịch vụ tư vấn và hỗ trợ xây dựng khung năng lực khi nguồn nội lực chưa thể đáp ứng. Những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ này không chỉ có chuyên môn mà còn có kinh nghiệm trong việc xây dựng khung năng lực, sẽ giúp bạn đánh giá và lựa chọn phương pháp xây dựng hiệu quả, tư vấn doanh nghiệp lựa chọn những năng lực phù hợp với từng vị trí cũng như đặc điểm riêng của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí hơn so với việc để nhân viên nội bộ xây dựng rồi sau đó “bỏ xó” vì không khả thi để triển khai hoặc triển khai mà không hiệu quả.
 

Xây dựng khung năng lực không phải là một công việc dễ dàng, nhưng cũng không phải là nan giải nếu hiểu và ứng dụng đúng phương pháp. Không có công cụ nào không hữu dụng, chỉ có sự phù hợp hay không mà thôi. Để đảm bảo tính hiệu quả, doanh nghiệp cần đánh giá tình trạng nội tại để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.